Benvenuto nella guida ufficiale all’utilizzo delle soluzioni AppReception e AppE20, strumenti progettati per offrire un'esperienza integrata nella gestione degli accessi, degli eventi e dell’accoglienza aziendale.

Questa guida è stata pensata per:

• fornire un supporto operativo immediato agli utenti finali;
• mettere a disposizione del team di assistenza un riferimento rapido per la risoluzione di problematiche ricorrenti;
• favorire un approccio autonomo e consapevole nell’uso delle funzionalità offerte dalle piattaforme.

Attraverso un’organizzazione per moduli e categorie funzionali, ogni sezione include contenuti specifici corredati – laddove disponibili – da:

• video esplicativi con flussi passo-passo;
• trascrizioni e descrizioni sintetiche;
• collegamenti diretti ai punti chiave dell’interfaccia.

⚠️ Nota: La guida è in costante aggiornamento per garantire la coerenza con le ultime versioni rilasciate del software. Ti invitiamo a consultare periodicamente le sezioni di tuo interesse.

A chi si rivolge

• Operatori aziendali coinvolti nella gestione ordinaria degli accessi e degli eventi
• Referenti IT o tecnici che necessitano una panoramica strutturata delle funzionalità
• Team di supporto interno e di primo livello, per l’inoltro di risposte mirate agli utenti

Per ogni funzionalità, troverai:

• una breve descrizione del contesto d’uso
• la collocazione nel sistema (es. WebApp o App mobile)
• un rimando al video o risorsa formativa disponibile
  

La sezione che segue raccoglie tutte le impostazioni configurabili in autonomia dall’utente all’interno della dashboard della WebApp, accessibile previa autenticazione con le proprie credenziali.
Include le principali opzioni per la personalizzazione e la gestione operativa del sistema, consentendo un controllo diretto e immediato delle funzionalità messe a disposizione.

La sezione Dashboard delle impostazioni web consente di personalizzare i widget visibili nella dashboard dell’applicazione.

Modifica dei widget

• Personalizzazione: Puoi scegliere quali widget visualizzare, ad esempio:
  • Mostrare solo i veicoli disponibili.
  • Disattivare altre informazioni come gli accessi o i presenti.
• Applicazione generale:
  • Le modifiche ai widget si applicano a tutti gli utenti.
  • Non è possibile configurare la visualizzazione della dashboard per un singolo utente.

Nota importante

• Questa configurazione è gestibile solo da un amministratore.
• Le modifiche apportate influenzeranno la visibilità delle informazioni per ogni utente della piattaforma.

Utilizza questa funzione per adattare la dashboard alle esigenze aziendali, mantenendo una visualizzazione essenziale e pertinente.

La sezione Configurazione E-mail consente di impostare i parametri per l’invio delle e-mail di sistema, come notifiche sull’ingresso dei visitatori o riepiloghi.

Funzionamento

• Le informazioni inserite in questa sezione vengono utilizzate per inviare le e-mail automatiche.
• Esempi di e-mail inviate:
  • Notifica di ingresso di un visitatore.
  • Comunicazioni a destinatari specifici.

Configurazioni disponibili

1. AppReception Cloud:
   • Se il sistema è in cloud, le impostazioni e-mail vengono configurate automaticamente con i server di AppReception Cloud.
2. SMTP Server locale:
   • Se il sistema è on-premises (locale), viene utilizzato il server SMTP della vostra azienda.

La sezione Template Mail consente di gestire e personalizzare i template e-mail utilizzati dal sistema.

Funzionalità principali

1. Visualizzazione dei template
   • Elenco di tutti i template e-mail di sistema, inclusi quelli per inviti, notifiche e comunicazioni varie.
   • I template sono in formato HTML, personalizzabili in autonomia.
2. Modifica di un template

   Segui questi passaggi:

   1. Seleziona il template desiderato.
   2. Clicca con il tasto destro e salva il file HTML sul tuo computer.
   3. Modifica il file con un editor HTML.
   4. Elimina il template precedente e carica il file aggiornato tramite upload.
3. Personalizzazione per sede o evento

   È possibile configurare template diversi per:

   1. Sedi specifiche
   2. Eventi specifici

   L’opzione è identificabile tramite un’apposita icona accanto al template.

Consigli operativi

• Verifica sempre l’anteprima del file HTML prima di caricarlo nel sistema.
• Personalizza i template per eventi o sedi specifiche per una comunicazione mirata e coerente con il brand.
• Mantieni una copia di backup dei template originali in caso di necessità di ripristino.

Con queste impostazioni puoi adattare le comunicazioni e-mail alle esigenze aziendali in modo semplice ed efficace.

La sezione E-mail consente di gestire l'invio delle notifiche e-mail dal sistema di AppReception.

Funzionalità principali

• Gestione invio e-mail:
  • Decidi quali e-mail il sistema deve inviare, come:
    • Notifiche al destinatario quando un visitatore/ricorrente entra/esce
    • Notifiche specifiche legate a eventi o altre integrazioni (es. App2in).
  • Puoi attivare o disattivare l’invio per ciascun tipo di e-mail.
• Applicazione personalizzata:
  • Alcune impostazioni possono essere configurate per:
    • Singola sede (Plant).
    • Evento specifico.
    • Dispositivo specifico.
  • Ad esempio, puoi scegliere di inviare notifiche e-mail in una sola sede, disattivandole per le altre.

Nota importante

• In questa sezione non si modifica il contenuto delle e-mail (template), ma solo la decisione di inviarle o meno.
• Cerca i simboli che indicano la possibilità di configurazioni specifiche per Plant, eventi o dispositivi.

Utilizza questa funzione per ottimizzare la gestione delle notifiche e-mail secondo le necessità aziendali.

La sezione Impostazioni Web permette di gestire varie funzionalità automatizzate dell’applicazione. Ecco le opzioni principali:

1. Automazioni schedulate
   • Chiusura automatica delle visite:
     • I visitatori registrati vengono automaticamente segnati come usciti dal sistema alle 23:55 (impostazione predefinita)*.
     • Puoi:
       • Modificare l’orario.
       • Lasciare il campo vuoto per disattivare questa funzione.
2. Invio e-mail con i presenti della giornata
   • Configura un orario per l’invio automatico di un’e-mail riepilogativa con l’elenco delle persone presenti durante la giornata.

*N.B. se è presente modulo HR o integrazione con gestionale dipendenti, questi vengono registrati tramite l'integrazione e non avverrà una uscita automatica forzata da AppReception.

La sezione Servizi nelle impostazioni web consente di configurare i dati necessari per la connessione ai principali servizi integrati con AppReception.

Funzionalità principali

• Connessione al servizio di licenza: Configura i dati per il licensing di AppReception.
• URL dei servizi principali:
  • Twilio: Per la gestione delle chiamate.
  • Licensing: Per la gestione delle licenze.
  • Keycloak: Per l’autenticazione alla licenza.
  • Service Products: Per scaricare i prodotti di AppReception.

Assicurati che gli URL e i dati configurati siano corretti per garantire il funzionamento fluido del sistema.

La sezione Stampa Badge consente di configurare layout e opzioni di stampa per i badge in base a necessità aziendali, sedi e dispositivi.

Funzionalità principali

1. Caricamento dei layout badge
   • Personalizza i file layout per visitatori, ricorrenti, dipendenti e partecipanti agli eventi.
   • Usa software come P-touch per creare badge specifici.
   • Assegna layout differenti per sedi, dispositivi o eventi.
2. Gestione della stampa badge
   • Abilita o disabilita la stampa badge per sedi, dispositivi o eventi specifici.
     • Esempio: In una sede con alto afflusso, disabilitare la stampa per risparmiare materiali.
   • Opzioni aggiuntive:
     • Stampa la foto dell’utente sul badge (attivabile previa richiesta al supporto).
     • Abilita la stampa badge anche per ingressi tramite QR code o badge preesistenti.
3. Modifica dei campi sui badge
   • Personalizza i dati stampati (es. nome, azienda, ruolo).
   • Nota: Per evitare errori o malfunzionamenti, richiedere l’intervento del supporto per modifiche complesse.

Consigli operativi

• Contatta il supporto tecnico prima di attivare la stampa con foto o modificare i campi.
• Pianifica i layout badge in base alle necessità specifiche di ogni sede o evento.

Questa configurazione assicura badge visivamente professionali e ottimizzati per le esigenze aziendali.

Nella sezione Logo delle Impostazioni Web, puoi configurare i loghi aziendali utilizzati in diverse aree del sistema.

Tipologie di loghi configurabili

1. Logo Intestazione Badge ed E-mail:
   Utilizzato come intestazione nei badge e nelle e-mail inviate dal sistema.
2. Logo Cliente:
   • Visualizzato:
     • Nelle e-mail di Pre-Booking.
     • Nella pagina iniziale di login del sistema.
   • Modificandolo qui, verrà aggiornato automaticamente in queste sezioni.

Procedura di caricamento

• Accedi alla sezione Logo.
• Sostituisci i loghi desiderati caricando il file corrispondente.

Personalizza i loghi per rendere l'applicazione e le comunicazioni coerenti con l'immagine della tua azienda!

Personalizzazione loghi

È possibile modificare i loghi per:

• Singola sede: Configura un logo diverso per ciascuna sede della tua azienda.
• Singolo evento: Imposta loghi specifici per ogni evento.

Modifica del logo

1. Accedi alla sezione Logo.
2. Seleziona la sede o l'evento per il quale desideri cambiare il logo.
3. Carica un nuovo file, rispettando i limiti di grandezza e formato specificati.
   • I limiti di grandezza e formato sono chiaramente indicati nella piattaforma.

Questa funzionalità ti permette di personalizzare l'immagine del sistema in modo flessibile, adattandola alle diverse esigenze aziendali o agli eventi specifici.

Modifiche principali

1. Logo personalizzabile:
   • Carica un logo per l'app in modalità orizzontale e verticale.
   • Personalizzazione per:
     • Sede (es. Milano, Roma).
     • Dispositivo (ogni postazione può avere un logo diverso).
   • Come fare:
     • Clicca sull’icona della nuvoletta e carica il file del logo.
2. Sfondo personalizzabile:
   • Differenzia gli sfondi per:
     • Sedi e dispositivi.
     • Pagina iniziale e pagine interne.
   • Segui la stessa procedura del logo per caricare gli sfondi.
3. Posizione elementi:
   • Puoi modificare la posizione di:
     • Data.
     • Lingue.
     • Orario.
     • Logo.
   • Personalizzala scegliendo tra sinistra, destra o centro.

Sincronizzazione delle modifiche

• Tempi di aggiornamento:
  • Le modifiche grafiche applicate nella web app si riflettono sulle postazioni secondo questi intervalli:
    • Ogni 5 minuti: allineamento base.
    • Ogni 4 ore: allineamento medio.
    • Ogni 8 ore: allineamento completo.

Personalizzazione dei colori

Nella sezione Impostazioni Colori, puoi modificare l'aspetto grafico dell'applicazione. Ecco le opzioni disponibili:

1. Colori dei pulsanti:
   • Pulsanti standard.
   • Pulsanti selezionati.
2. Colori del QR Code:
   • Pulsante QR Code.
   • Pulsante QR Code selezionato.
3. Colori del testo:
   • Testo generico.
   • Testo all’interno dei pulsanti.
4. Linea della firma: Colore personalizzabile.
5. Barra di intestazione: Modifica il colore o rendila trasparente.

Come applicare le modifiche

1. Seleziona l’elemento che desideri personalizzare.
2. Indica il colore desiderato utilizzando un formato di codice colore (es. HEX o RGB).

La sezione Impostazioni Stili consente di personalizzare l’aspetto grafico dei bottoni e dei font dell’app.

Personalizzazioni disponibili

1. Font:
   • Scegli tra i due font disponibili:
     • Montserrat
     • Raleway
2. Bottoni:
   • Padding:
     • Modifica l’altezza dei bottoni per renderli più alti o più stretti.
   • Arrotondamento:
     • Imposta un valore tra 0 (rettangolari) e 100 (ovali).
3. Bottoni di dimensioni ridotte:
   • Le stesse opzioni di personalizzazione sono applicabili anche ai bottoni più piccoli.

1. Aggiunta e gestione dei campi personalizzati

1. Aggiungere un campo
   Crea un nuovo campo personalizzato inserendo, ad esempio, "Motivo della visita".
2. Ordinare i campi
   Definisci l'ordine di visualizzazione dei campi nell'app.
3. Aggiungere titoli nelle diverse lingue
   • Per ogni campo, inserisci il titolo nelle lingue supportate dal sistema.
   • Ad esempio: "Motivo della visita" → traduzione in altre lingue.
   • ⚠️ Importante: Se non inserisci il titolo nelle diverse lingue, il campo non sarà visibile nell'app.

2. Configurazione del tipo di campo

Puoi selezionare uno dei seguenti tipi di campo, in base alle esigenze della tua app:

• Testuale: Campo di testo semplice.
• Dataset: Campo con un menu a tendina o opzioni selezionabili (radio button).
• Flag: Campo con checkbox (flag) per selezioni multiple.
• Nascosto: Campo invisibile nell'app ma modificabile dal sistema.

3. Altre impostazioni del campo

• Tipologia di persone: Definisci a quali categorie di utenti sarà visibile il campo.
• Obbligatorietà del campo: Scegli se il campo deve essere obbligatorio o facoltativo.
• Accessibilità: Abilita o disabilita il campo per gli accessi all'app.
• Visibilità per Plant ed evento specifico: Configura in quali Plant (siti) o eventi specifici il campo deve essere visibile.
• Stato del campo:
  • Attivo: Il campo sarà visibile nell'app.
  • Disattivo: Il campo non sarà visibile.

Sezione Lingue

• Visualizza le lingue attualmente attive nel sistema.
• Lingue predefinite: Italiano e Inglese.
• Attivare altre lingue:
  1. Clicca su Modifica.
  2. Cambia lo stato delle lingue desiderate da "disabilitato" a "attivo".

Effetto sulle postazioni

• Una volta attivate, sulla postazione apparirà in basso a destra il pulsante con la bandiera della nuova lingua.
• Cambio Lingua: Clicca la bandiera per cambiare automaticamente la lingua dell'applicazione.

Creare un nuovo utente

1. Clicca su "Nuovo utente".
2. Seleziona il Plant (sede):
   • Scegli la sede per cui l’utente potrà visualizzare i dati (es. Milano, Roma o tutte).
3. Inserisci i dettagli dell’utente:
   • Nome e cognome.
   • Username (nome con cui accede alla web app).
   • Password.
4. Definisci il tipo di utente:
   • Admin: Accesso completo con possibilità di modificare tutte le sezioni.
   • Reception: Accesso limitato, personalizzabile tramite la sezione Pagina, per decidere quali aree visualizzare.
5. Attiva l’utente: Imposta lo stato su "Attivo"
6. Spostarsi sulla Tab "PAGINE": da questa schermata è possibile indicare quali pagine potrà vedere l'utente, e di conseguenza quali voci del menu potrà selezionare.
7. Clicca su Salva.

Gestione utenti esistenti

• Disabilitare un utente:
  • Invece di cancellarlo, clicca su Modifica e imposta lo stato su "Disabilitato".
  • Questo mantiene lo storico delle sue azioni nel sistema.

1. Scaricare il File di Esempio

• Accedi alla sezione Importa Dipendenti e scarica il file di esempio fornito dal sistema.

2. Compilazione del File CSV

• Apri il file CSV e compila i seguenti campi:
  • Plant: Inserisci il nome della sede di appartenenza del dipendente (es. Sede Centrale o altra sede specifica).
    • ATTENZIONE: il nome dovrà essere scritto esattamente come compare sulla dashboard, diversamente l'importazione fallirà
    • es. Se nella dashboard c'è il plant chiamato HQ-Uffici, nel .csv ci dev’essere scritto esattamente HQ-Uffici, diversamente il file .csv non verrà importato correttamente.
  • Nome (obbligatorio): Nome del dipendente.
  • Cognome (obbligatorio): Cognome del dipendente.
  • Ufficio (opzionale): Inserisci il reparto o ufficio di appartenenza (es. Amministrazione, Officina).
  • E-mail (opzionale, ma consigliata): Utilizzata per inviare il badge via e-mail.
  • Campi Personalizzati: Se configurati nel sistema, compila i campi specifici richiesti.

3. Salvataggio del File in Formato CSV UTF-8

• Una volta completato, salva il file in formato CSV UTF-8:
  • Vai su File > Esporta > Cambia tipo di file > Salva con nome.
  • Seleziona il formato CSV UTF-8 e clicca su Salva.

4. Caricamento del File CSV

• Torna nel sistema, clicca su Carica CSV.
• Seleziona il file CSV dal tuo computer e premi Upload.

5. Importazione dei Dipendenti

• Dopo il caricamento, clicca su Importa e conferma l’operazione.
• Attendi la conferma che l’importazione è avvenuta con successo.

6. Verifica dei Dipendenti Importati

• Vai nella sezione Dipendenti per controllare che i nuovi dipendenti siano stati correttamente aggiunti.

Nota Importante:

• Assicurati che il file sia codificato in UTF-8.
• Il badge non è richiesto nel file di importazione, ma potrà essere generato successivamente nella sezione Dipendenti.

1. Scaricare il File di Esempio

• Accedi alla sezione Importa Ricorrenti e scarica il file di esempio fornito dal sistema.

2. Compilazione del File CSV

• Apri il file CSV e completa i seguenti campi:
  • Plant: Inserisci la sede in cui inserire il ricorrente (visualizzabile nella dashboard in alto).
  • Nome (obbligatorio): Nome del ricorrente.
  • Cognome (obbligatorio): Cognome del ricorrente.
  • Azienda (opzionale): Nome dell'azienda del ricorrente (se applicabile).
  • E-mail (opzionale, ma consigliata): Utilizzata per inviare il badge via e-mail.
  • Badge (opzionale): Non obbligatorio, può essere lasciato vuoto.
  • PIN (opzionale): Puoi assegnare un PIN specifico al ricorrente per l'ingresso, ma non è consigliato in quanto rallenta la registrazione.
  • Campi Personalizzati: Inserisci eventuali campi aggiuntivi configurati nel sistema.

3. Caricamento del File CSV

• Torna nella WebApp, accedi alla sezione Importa Ricorrenti e carica il file CSV modificato.
• Clicca su Upload per caricare il file.

4. Importazione dei Ricorrenti

• Clicca su Importa e conferma l’operazione.

5. Verifica dei Ricorrenti Importati

• Vai nella sezione Ricorrenti per verificare che i ricorrenti siano stati correttamente importati.

1. Scaricare il File di Esempio

• Vai alla sezione Import Partecipanti a Evento e scarica il file di esempio.

2. Compilazione del File CSV

• Apri il file CSV e compila i seguenti campi:
  • Plant: Inserisci la sede dove aggiungere i partecipanti.
  • Nome (obbligatorio): Nome del partecipante.
  • Cognome (obbligatorio): Cognome del partecipante.
  • Ruolo (opzionale): Ruolo del partecipante.
  • Azienda (opzionale): Nome dell'azienda.
  • E-mail (fortemente consigliata): E-mail del partecipante per inviare il badge.
  • Paese, Provincia, Città, Codice Postale, Indirizzo (opzionali): Dati aggiuntivi.
  • Badge (opzionale): Lasciare vuoto o inserire un badge generato da altri strumenti (come Eventbrite).
  • Note e Campi Aggiuntivi: Campi opzionali.

3. Salvataggio del File

• Salva il file in formato CSV UTF-8.

4. Caricamento del File CSV

• Nella web app, vai alla sezione Importa CSV, carica il file e clicca su Upload.

5. Importazione dei Partecipanti

• Dopo il caricamento, clicca su Importa per completare l'importazione dei partecipanti.

6. Modifiche Massive e Gestione Partecipanti

• Una volta importati i partecipanti, puoi usare Modifica Massiva per:
  • Verificare i partecipanti importati.
  • Modificare i dati anagrafici (es. azienda).
  • Aggiungere iscrizioni agli eventi selezionati.
  • Sovrascrivere iscrizioni esistenti.
  • Cancellare iscrizioni.
  • Generare e inviare QR code via e-mail.

7. Aggiungere Iscrizioni e Invio del QR Code

• Dopo l'importazione, clicca su Aggiungi Iscrizioni, seleziona l'evento e invia l'e-mail con il QR code ai partecipanti.

1. Accedere alla Sezione Import

• Vai nella sezione Import per caricare i destinatari, ovvero le persone di riferimento per visitatori o partecipanti che entrano in azienda.

2. Preparazione del File di Importazione

• Scarica l’esempio di file Excel fornito dal sistema.
• Compila i seguenti campi obbligatori:
  • Plant:
    • Sede centrale, se non si utilizza il modulo Multi Plant.
    • Nome esatto della sede, se si utilizza Multi Plant.
  • Nome e Cognome (obbligatori)
• Campi opzionali:
  • Ufficio (es. Officina 1).
  • E-mail: Se fornita, è l’indirizzo per ricevere notifiche.
  • Numero di telefono.
  • Campi personalizzati configurati nel sistema.
• Una volta completato, salva il file in formato CSV UTF-8:
  • Vai su File > Salva con nome > Esporta > Cambia tipo di file e seleziona il formato CSV UTF-8.

3. Caricamento del File CSV

• Nel sistema, clicca su Carica CSV.
• Seleziona il file CSV dal tuo computer e clicca su Upload.
• Dopo il caricamento, clicca su Importa e conferma con OK.
• Verrà mostrato un messaggio di conferma per l’importazione avvenuta con successo.

4. Verifica dei Destinatari Importati

• Vai nella sezione Persone > Destinatari per controllare che i dati siano stati importati correttamente.

Nota Importante:

• Se un destinatario (es. Mario Rossi) è già presente nel sistema e viene importato nuovamente, verrà duplicato.
• Assicurati di importare solo persone nuove per evitare duplicazioni.

La sezione Dispositivi della web app consente di gestire in modo centralizzato tutti i dispositivi configurati nel sistema. Ogni dispositivo può essere identificato da un nome univoco e personalizzato in base alle esigenze operative.

Personalizzazione delle funzionalità per dispositivo

Per ciascun dispositivo è possibile definire in maniera selettiva quali pulsanti o funzionalità rendere disponibili all’utente. Questo permette di adattare l’interfaccia in funzione dello scopo del dispositivo, ad esempio:

• attivare solo le opzioni legate alla gestione dei veicoli;
• mostrare esclusivamente le funzioni dedicate al personale;
• limitare l’accesso a specifiche sezioni per finalità di sicurezza o operatività.

La configurazione modulare consente quindi un elevato livello di flessibilità, facilitando l’utilizzo di dispositivi con ruoli differenziati in base al contesto d’uso.

Suggerimento operativo: sfruttare la possibilità di abilitare/disabilitare i pulsanti consente una distribuzione più efficiente delle funzionalità e una migliore esperienza utente, soprattutto in scenari multiutente o multisede.

La sezione Stato dispositivi consente di monitorare in tempo reale la comunicazione tra ciascun dispositivo e il server centrale. Per ogni dispositivo vengono mostrati:

• la data e l’ora dell’ultima chiamata al server;
• l’ultimo accesso registrato da parte del dispositivo stesso.

Queste informazioni permettono di verificare rapidamente se la postazione è attiva e correttamente connessa alla rete.

Verifica della connessione

Se i valori riportati risultano aggiornati, è indicazione che il dispositivo sta comunicando correttamente con il sistema. Al contrario, se la data risulta obsoleta rispetto a quella corrente, è probabile che si sia verificato un problema di connessione, come ad esempio:

• disconnessione dalla rete Wi-Fi;
• interruzione della connettività;
• blocco o spegnimento del dispositivo.

Suggerimento operativo: un controllo regolare di questa sezione consente di individuare tempestivamente eventuali anomalie nella rete o nei dispositivi, migliorando l’affidabilità complessiva del sistema.

1. Accesso alla gestione dispositivi:
   • Per gestire i dispositivi, accedi alla sezione Dispositivi.
   • Qui troverai l'elenco dei tuoi dispositivi attivi nel sistema.
2. Modifiche ai dispositivi:
   • Cliccando su Modifica puoi:
     • Cambiare il nome del dispositivo.
     • Aggiornare la sede in cui opera.
     • Personalizzare i pulsanti visibili, come "Entrata" o "Uscita".
     • Modificare il luogo di utilizzo del dispositivo.
     • Abilitare o disabilitare il dispositivo, permettendo o meno il suo utilizzo.
     • Decidere se il dispositivo può stampare.
3. Gestione avanzata:
   • Queste modifiche vengono solitamente fatte dal supporto, ma possono essere utili se desideri disattivare pulsanti specifici o assegnare il dispositivo a un singolo evento.
   • Se assegni il dispositivo a un evento specifico, vedrai i pulsanti relativi a quell’evento, oltre ai pulsanti generici.
4. Visualizzazione dei dispositivi:
   • Se vuoi vedere anche i dispositivi disabilitati, clicca su Mostra solo attivi. Se nessun dispositivo appare, significa che sono tutti abilitati.
5. Configurazione per usi specifici:
   • Puoi configurare un dispositivo per utilizzi specifici, ad esempio disabilitando tutti i pulsanti tranne quelli dedicati a una determinata operazione (ad esempio, gestione veicoli).

1. Avvio della creazione:
   • Clicca su Nuova Informativa.
2. Configurazione dei dettagli:
   • Plant/Sede: Seleziona la sede per la quale l’informativa sarà visualizzata.
   • Nome Informativa: Inserisci un titolo (es. "Sicurezza").
   • Versione: Specifica la versione corrente dell’informativa (es. "1", "2").
   • Scroll obbligatorio: Imposta su Sì se l’utente deve scorrere il testo fino in fondo per accettarlo.
   • Accettazione obbligatoria:
     • Sì: L’utente deve accettare l’informativa per poter procedere.
     • No: L’accettazione non è vincolante.
   • Ordine: Assegna un numero per definire la sequenza di visualizzazione (es. 10, 20, 30).
   • Tipo di messaggio:
     • Default: Per informative standard.
     • Messaggio di entrata: Es. "Benvenuto nella nostra azienda".
     • Messaggio di uscita: Es. "Arrivederci e grazie per la visita".
3. Opzioni avanzate:
   • Categorie specifiche: Puoi assegnare informative a tipi di utenti o situazioni specifiche (es. veicoli per ritiro/consegna).
   • Popup di accettazione/rifiuto:
     • Mostra popup accettazione: Attiva un messaggio personalizzato dopo l’accettazione.
     • Mostra popup rifiuto: Attiva un messaggio personalizzato dopo il rifiuto.
   • Scambio pulsanti: Cambia la posizione dei pulsanti "Accetto" e "Rifiuto" nell'app.
   • Stato: Imposta lo stato su Abilitato per rendere visibile l’informativa sull’app.

Funzionalità aggiuntive

• Personalizzazione: Puoi creare informative diverse per entrate, uscite o specifiche situazioni (es. presa e consegna veicoli).
• Ordine di visualizzazione: Le informative saranno mostrate in base al numero di ordine assegnato.
• Gestione dinamica: Aggiorna o disabilita informative senza eliminarle.

Suggerimenti operativi

• Se tutte le informative sono obbligatorie, puoi essere certo che gli utenti le abbiano accettate per procedere.
• Consulta il supporto tecnico prima di configurare informative complesse per evitare errori.

1. Due modalità di inserimento

• Testo nel campo testuale:
  • Modifica direttamente il testo informativo nel campo dedicato.
• Caricamento file PDF:
  • Lascia il campo testuale vuoto.
  • Carica il file PDF tramite l’opzione Upload (icona nuvoletta).
  • Nota: Solo il formato PDF è accettato.

2. Personalizzazione dei pulsanti

• Nome pulsante Accetta: Modifica il testo del pulsante per l'accettazione.
• Nome pulsante Rifiuta: Personalizza il testo del pulsante per il rifiuto.
• Testo proposta accettazione/rifiuto: Inserisci un messaggio specifico per le opzioni accettazione/rifiuto, se attivate.

3. Lingua del testo informativo

• Assegna una lingua a ogni testo informativo.
• Consiglio: Imposta un testo predefinito (es. in inglese) per coprire eventuali lingue non configurate, evitando informative non visualizzate.

Gestione delle informative accettate

• Monitoraggio accettazioni:
  • In questa sezione puoi verificare chi ha accettato o rifiutato le informative:
  • Verde: Informative accettate.
  • Rosso: Informative rifiutate.
• Azioni disponibili:
  • Visualizza o scarica il PDF dell’informativa accettata/rifiutata per ciascun utente.

Suggerimenti operativi

• Utilizza la funzionalità di caricamento PDF per garantire coerenza nel formato e nella presentazione.
• Configura sempre un testo informativo predefinito per una lingua base (es. inglese).
• Controlla regolarmente lo stato delle accettazioni per garantire la conformità normativa.

Creare un dipendente

1. Accedi alla sezione Dipendenti.
2. Clicca sul pulsante +.
3. Inserisci i dati del dipendente:
   • Nome e cognome.
   • Sede di appartenenza.
   • Eventuali altri dati richiesti.
4. Salva il dipendente, che verrà aggiunto alla tabella dei dipendenti.

Generazione Badge

• Una volta creato il dipendente:
  • Genera badge direttamente.
  • Invia il badge via e-mail al dipendente.

Registro delle informative

• Controlla nel registro se il dipendente ha firmato tutte le informative richieste.
• La firma avviene al primo accesso tramite la postazione.

Gestione avanzata

• La tabella dei dipendenti può essere esportata per una gestione esterna dei dati.

Funzionalità principali

1. Visualizzazione dei presenti:
   • Mostra l’elenco di tutte le persone entrate in azienda che non hanno ancora registrato un’uscita.
   • Indica il tempo di permanenza di ciascuna persona all'interno dell'azienda.
2. Modifica dei dati di accesso:
   • Puoi aggiornare o correggere i dati relativi all'accesso, se necessario.
3. Esportazione e stampa:
   • È possibile scaricare l’elenco dei presenti in formato PDF o stamparlo per utilizzi specifici.

Utilizzo pratico

• Gestione sicurezza: Ideale in caso di emergenze o calamità naturali per avere un elenco aggiornato delle persone presenti in azienda.
• Monitoraggio: Consente un controllo immediato dei visitatori e dipendenti attualmente in sede.

Questa sezione fornisce uno strumento utile per supervisionare la presenza in azienda e garantire la sicurezza di tutti.

Funzionalità principali

1. Visualizzazione degli accessi:
   • Elenco completo di tutti gli accessi effettuati.
   • Distingue chiaramente lo stato degli accessi:
     • Bianco: Entrato, non ancora uscito.
     • Verde: Entrato e uscito regolarmente.
     • Giallo: Entrato, ma assente da 8 a 12 ore (non allarmante).
     • Rosso: Entrato, ma assente da oltre 12 ore.
2. Filtri avanzati:
   • Filtraggio per:
     • Periodo: Ultimi 30 giorni, mese specifico o intervallo di date.
     • Sede: Mostra gli accessi relativi a una specifica sede.
     • Azienda: Verifica gli accessi di tutte le persone associate a un'azienda.
     • Nominativo: Controlla le volte che una specifica persona è entrata in azienda.
   • Utile per: Verificare la corrispondenza tra le ore lavorate dai fornitori pagati a ore e quelle effettivamente registrate.
3. Esportazione e reportistica:
   • Dati scaricabili in formato CSV, Excel, PDF o stampabili.

Azioni disponibili

• Modifica accesso: Modifica i dettagli di un accesso.
• Forza uscita: Per chi si è dimenticato di registrare l'uscita.
• Riapri accesso: Per correggere errori nella registrazione di uscita.
• Anonimizza accesso: Rimuove i dati personali di un accesso su richiesta.
• Cancella accesso: Elimina un accesso specifico.
• Stampa report singolo: Stampa il report di un singolo accesso tramite il pulsante stampante.

La sezione Registro ricorrenti presenta le stesse funzionalità del Registro accessi, ma applicate esclusivamente agli utenti ricorrenti, ovvero coloro che accedono regolarmente in azienda (es. consulenti, manutentori, collaboratori esterni).

Questa sezione è particolarmente utile per verificare la presenza effettiva dei ricorrenti in specifici intervalli temporali e confrontarla, se necessario, con dati esterni (es. ore lavorate).

I destinatari rappresentano i referenti aziendali che un visitatore può selezionare al momento dell’ingresso in azienda. Questi riceveranno notifiche via e-mail o avvisi sull’arrivo dei visitatori.

Chi è un destinatario?

• Persona: ad esempio, "Paolo Bianchi".
• Luogo: ad esempio, "Ufficio IT".

Quando un visitatore seleziona un destinatario, quest'ultimo può ricevere:

• E-mail di notifica.
• Avvisi interni (se configurati).

Creazione di un destinatario

1. Aggiungere un nuovo destinatario:
   • Clicca sull’icona “+” per aggiungere un destinatario.
2. Compilare i dati richiesti:
   • Sede: Seleziona la sede in cui il destinatario sarà attivo.
   • Nome e Cognome: Inserisci i dati personali del destinatario.
   • E-mail: Aggiungi l’indirizzo e-mail per inviare notifiche (opzionale).
   • Tipo di destinatario:
     • Persona: ad esempio, un dipendente specifico.
     • Luogo: ad esempio, un reparto o un ufficio.
3. Consiglio pratico:
   • Inserisci un destinatario con il nome dell’azienda (es. "Rossi SPA") associato all’e-mail della reception.
   • Questo consente ai visitatori che non sanno chi contattare di selezionare direttamente l'azienda.

Personalizzazioni aggiuntive

• Data di scadenza: Imposta una scadenza per disattivare automaticamente il destinatario al termine di un periodo.
• Abilitazione/Disabilitazione: Puoi attivare o disattivare un destinatario in base alle necessità operative.

Nota operativa

Mantieni sempre aggiornata la lista dei destinatari per garantire un flusso di notifiche corretto e minimizzare errori nell'assegnazione dei visitatori.

I ricorrenti sono persone che accedono regolarmente all'azienda e ci si aspetta che tornino in futuro, come fornitori, collaboratori esterni o tecnici.

Chi è un ricorrente?

• Un fornitore abituale (es. addetti alle pulizie settimanali).
• Un tecnico periodico (es. imbianchino mensile).
• Un ospite annuale (es. consulente).

La frequenza con cui una persona è considerata ricorrente è decisa dall’azienda.

Creazione di un ricorrente

1. Aggiungere un nuovo ricorrente: Clicca su “Nuovo Ricorrente”.
2. Compilare i campi obbligatori (indicati con la spunta rossa).
3. Opzioni aggiuntive:
   • Data di scadenza: Imposta una data dopo la quale il ricorrente non potrà più accedere.
   • E-mail: Inserisci un indirizzo e-mail per inviare al ricorrente il QR code necessario per accedere tramite scansione.

Destinatario preferito

• Puoi assegnare un destinatario predefinito al ricorrente.
• Es. Se Mario Rossi visita sempre Paolo Bianchi, seleziona Paolo Bianchi come destinatario preferito.
• Al momento dell’accesso, il destinatario sarà già selezionato, e il ricorrente dovrà solo cliccare “Continua”.
• È comunque possibile modificare il destinatario direttamente sull’applicazione.

Vantaggi del QR Code per i ricorrenti

• Accesso rapido: Il ricorrente può scansionare il QR code direttamente dal cellulare senza inserire il nome manualmente.
• Efficienza operativa: Riduce i tempi di registrazione e semplifica gli ingressi frequenti.

Mantieni aggiornata la lista dei ricorrenti per una gestione ottimale degli accessi e dei destinatari associati!

Nella sezione Persone puoi gestire e visualizzare i dati relativi a visitatori e altre persone che hanno effettuato l'accesso tramite le postazioni di App Reception.

Funzionalità principali

1. Elenco dei visitatori:
   • Visualizza l’elenco completo dei visitatori che hanno effettuato l’accesso.
   • I dati dei visitatori vengono compilati automaticamente dopo il loro ingresso tramite l’applicazione; quindi, non è possibile aggiungerli manualmente in questa sezione.
2. Modifica dei dati:
   • È possibile aggiornare i dati dei visitatori direttamente nella lista.
3. Trasformazione in ricorrenti:
   • Se un visitatore accede regolarmente, puoi modificarne lo stato e trasformarlo in ricorrente, evitando che debba registrarsi ogni volta.

Esportazione e filtri

• Esporta dati: I dati dei visitatori possono essere esportati per un utilizzo esterno.
• Ricerca e filtri: Utilizza il pulsante “Ricerca” per applicare filtri e trovare rapidamente i dati di un visitatore specifico.

Utilizzo pratico

• Ideale per monitorare chi è entrato nell'azienda.
• Gestione efficiente di visitatori abituali e trasformazione in ricorrenti per ottimizzare i tempi di registrazione.

Questa sezione semplifica la supervisione e l’aggiornamento dei dati relativi alle persone che accedono alla tua azienda.

1. Visualizzare e gestire un evento:
   • Accedi alla sezione Eventi e clicca sull'icona della lente di ingrandimento per:
     • Visualizzare gli eventi in corso o futuri.
     • Controllare il numero di partecipanti attesi per ogni data.
   • Seleziona una data specifica per vedere l’elenco completo dei partecipanti attesi.
2. Importare i partecipanti a un evento:
   • Prepara un file con i partecipanti da importare.
   • Clicca su Importa partecipanti e carica il file.
   • Utilizza l’opzione di modifica massiva per aggiungere i partecipanti all’evento.
   • Seleziona le date di partecipazione per i partecipanti importati.
   • Conferma l’operazione: visualizzerai un riepilogo con il numero di iscritti e le date assegnate.
3. Gestione dei partecipanti:
   • Dopo aver aggiunto i partecipanti, potrai:
     • Vedere i dettagli di ogni partecipante cliccando sulla lente accanto al loro nome.
     • Modificare i dati di un partecipante (es. correggere un numero di telefono).
     • Eliminare un partecipante se necessario.
   • Seleziona singoli partecipanti o tutti i partecipanti per azioni di gruppo, come inviare inviti.
4. Invio degli inviti con QR code:
   • Per inviare l’invito:
     • Seleziona i partecipanti desiderati.
     • Clicca su Modifica massiva e scegli l’opzione Invia e-mail invito.
     • Puoi scegliere di inviare l’invito:
       • A tutti.
       • Solo a chi non ha un badge.
       • Solo a chi non ha mai ricevuto un invito.
     • Specifica le date per cui l’invito è valido e conferma l’invio.
     • I partecipanti riceveranno un’e-mail con il QR code, valido per l’ingresso all’evento.
5. Risoluzione di problemi con le e-mail:
   • Se un partecipante segnala di non aver ricevuto l’e-mail:
     • Consiglia di controllare nella cartella spam.
     • Se necessario, seleziona il partecipante e utilizza l’opzione Modifica massiva per rinviare l’invito.
6. Esportazione dei dati dell’evento:
   • È possibile scaricare un file Excel con i dettagli dell’evento, che include:
     • Informazioni sui partecipanti.
     • Registro delle entrate e delle uscite.
     • Stato di presenza o assenza per ciascun partecipante.

1. Accedere alla sezione Eventi:
   • Vai nella sezione Eventi per visualizzare l’elenco degli eventi già creati.
2. Creare un nuovo evento:
   • Clicca sul pulsante + per iniziare la creazione di un nuovo evento.
   • Inserisci le seguenti informazioni:
     • Sede: Specifica il luogo in cui si svolgerà l’evento (ad esempio, la via dell’hotel o la sede aziendale).
     • Nome dell’evento: Assegna un nome identificativo all’evento.
     • Data di inizio e fine: Indica le date dell’evento (anche su più giorni, se necessario).
     • Orario dell’evento: Imposta l’orario.
       Consiglio: Inserisci un orario di inizio anticipato (es. se l’evento inizia alle 9:00, imposta le 7:00) per consentire la registrazione di eventuali partecipanti che arrivano in anticipo.
3. Configurazioni aggiuntive:
   • Registrazione partecipanti:
     • Alla postazione apparirà un bottone con il nome dell’evento all’ora impostata (es. "Evento di test").
     • Sarà disponibile anche un bottone per la registrazione manuale, utile per i partecipanti non registrati in anticipo.
   • Stato dell’evento: Indica se l’evento è abilitato o disabilitato.
4. Salvare l’evento:
   • Dopo aver inserito tutte le informazioni, clicca su Salva e conferma con OK.
   • L’evento sarà pronto e visibile sulla postazione alla data e all’orario indicati.

1. Accedere alla modifica dell'evento:
   • Vai nella sezione Eventi e seleziona l’evento da modificare.
   • Clicca su Modifica per accedere alle opzioni di modifica.
2. Modificare i dati principali dell’evento:
   • Puoi aggiornare i seguenti dati:
     • Date: Cambia le date di inizio e fine dell’evento.
     • Luogo: Aggiorna l'indirizzo o la sede.
     • Nome: Modifica il nome dell'evento.
     • Orari: Adatta gli orari di svolgimento.
3. Gestione dei destinatari:
   • Chi sono i destinatari? Sono le persone interne all’azienda (es. commerciali di riferimento) che riceveranno una notifica via e-mail ogni volta che un partecipante entra all'evento.
   • Come aggiungere destinatari?
     • Seleziona i destinatari dall’elenco disponibile e clicca sulla freccia per spostarli nell’elenco dei destinatari attivi per l’evento.
   • Puoi scegliere di non inserire destinatari se non necessario.
4. Aggiungere informative all’evento:
   • Le informative sono documenti che i partecipanti devono firmare all’ingresso all’evento.
   • Solo le informative create con il tipo di messaggio "Evento" saranno disponibili.
   • Aggiungi le informative desiderate dall’elenco per associarle all’evento.
5. Salvare le modifiche:
   • Dopo aver completato tutte le modifiche, clicca su Salva per confermare e aggiornare l'evento.

1. Accedere alla sezione Eventi:
   • Vai nella sezione Eventi e seleziona l'evento di tuo interesse.
2. Verificare le iscrizioni:
   • All’interno dell’evento selezionato, puoi visualizzare e gestire le iscrizioni dei partecipanti.
   • Ti consiglio di utilizzare direttamente la sezione Eventi per una visualizzazione più semplice e organizzata.
3. Azioni disponibili:
   • Controlla l’elenco delle persone iscritte.
   • Effettua eventuali modifiche alle iscrizioni o aggiungi nuovi partecipanti, se necessario.

1. Accesso alle anagrafiche partecipanti:
   • Nella sezione Anagrafica partecipanti trovi l'elenco completo di tutte le persone registrate nel sistema.
2. Visualizzazione dei partecipanti:
   • È possibile filtrare i partecipanti in base alla loro partecipazione agli eventi.
   • Selezionando l'opzione Nessun evento e applicando il filtro, visualizzerai le persone che:
     • Sono state inserite nel sistema.
     • Non hanno mai partecipato a nessun evento.
3. Utilizzo del filtro "Nessun evento":
   • Questo filtro è utile per:
     • Individuare persone caricate per errore nel sistema.
     • Trovare partecipanti registrati che non sono stati ancora assegnati a un evento.
4. Gestione partecipanti non assegnati:
   • Puoi selezionare le persone dall'elenco filtrato e utilizzare l’opzione di modifica massiva per:
     • Aggiungerle rapidamente a uno o più eventi.
     • Aggiornare i loro dati anagrafici o partecipazioni.

1. Accedere alla Sezione Media
   • Vai alla sezione Media per caricare e gestire i tuoi media, come loghi o immagini da usare nei template e-mail.
2. Creare un Nuovo Media
   • Clicca su Nuovo per aggiungere un nuovo media.
   • Inserisci un nome per il file (es. "Test Immagine").
   • Seleziona la lingua del file.
   • Imposta l'ordine di visualizzazione, se necessario (es. 10 per il primo, 20 per il secondo, ecc.).
3. Impostare lo Stato del Media
   • Imposta lo stato su Abilitato per renderlo disponibile, o Disabilitato se non desideri utilizzarlo.
4. Caricare il File
   • Clicca su Salva e carica il tuo file (ad esempio, il logo).
5. Utilizzo del Media
   • Una volta caricato, puoi utilizzare il media all'interno del sistema, come per esempio nei template e-mail inviati ai partecipanti.

La sezione che segue raccoglie tutte le impostazioni configurabili direttamente dall’utente all’interno dell’app AppReception installata su tablet, accessibile previa autenticazione con credenziali amministrative.
Include le principali opzioni per la personalizzazione dell’interfaccia e per la gestione delle funzionalità operative del dispositivo, consentendo un controllo immediato e locale sul comportamento dell’app in fase di accoglienza e registrazione.

• Schermata principale visualizza:
  • Logo aziendale.
  • Data e ora corrente.
  • Percentuale batteria (in basso a sinistra).
  • Versione AppReception.
  • Lingua selezionabile cliccando sulla bandierina:
    • Italiano
    • Inglese
    • Altre lingue configurate nel backend

• Sincronizzazione automatica con WebApp:
  • Ogni 5 o 15 minuti (in base alla configurazione).
• Sincronizzazione manuale:
  • Premi il pulsante Salva e ricarica i dati (vedi sezione "Allineamento dei dati").
  • Aggiorna istantaneamente loghi, testi, contenuti, informative.

• Interfaccia disponibile in più lingue.
• Selezione:
  • Manuale tramite bandierina sulla home app.
  • Automatica se configurata dall’utente.
• Aggiunta lingue da WebApp per coerenza con lingua selezionata durante la registrazione.

• Accesso: tenere premuto il logo AppReception nella schermata iniziale.
• Visualizza persone presenti in azienda.
• Utilizzabile per appello manuale in evacuazioni.
• Ogni nominativo ha una checkbox per identificazione.
• Filtri:
  • Solo confermati presenti (verde).
  • Solo da verificare (rosso).

Strumento essenziale per la gestione di emergenze aziendali.

• Clicca sull’icona di stampa nella schermata principale dell’app.
• È possibile ristampare badge o QR code di accessi già registrati.
• Utile in caso di smarrimento del badge da parte del visitatore.

• Tocca una volta il logo AppReception nella schermata iniziale.
• Inserisci la password amministrativa.

Funzionalità disponibili:

• Impostazioni server: configurazione indirizzo WebApp, verifica connessione.
• Fotocamera: scelta tra anteriore e posteriore.
• Info dispositivo: versione AppReception, Android, stato aggiornamenti.
• Aggiorna App: download ultima versione.
• Accesso AnyDesk: collegamento per assistenza remota.
• Impostazioni di sistema: rete WiFi, Bluetooth, altro.
• Benchmark: verifica tempi di allineamento (sotto i 30.000 ms).
• Forzatura sincronizzazione: Salva e ricarica i dati per aggiornare loghi, testi ecc.

• Premi il pulsante Entrata nella schermata iniziale.
• Segui i passaggi guidati:
  • Visualizzazione e accettazione delle informative (es. privacy).
  • Inserimento dati anagrafici: nome, cognome e azienda.
  • Firma digitale dell’informativa.
  • Registrazione completata.
• Per l’uscita: clicca su Uscita, cerca il nome e conferma con il pulsante dedicato.